Al elegir un nuevo sistema que será utilizado por empleados y clientes, hay un aspecto esencial: la interfaz debe ser intuitiva.

Una buena experiencia de usuario comienza por la facilidad de uso. Y esto se aplica tanto a quienes operan el sistema (colaboradores, atendientes, gerentes) como a quienes lo utilizan a diario (clientes en la cola).

Las interfaces confusas requieren más tiempo de adaptación, generan costes adicionales en formación y asistencia técnica, y comprometen la productividad. Para los clientes, la experiencia también empeora: si siempre necesitan ayuda para utilizar el sistema, la experiencia se ve perjudicada.  

Por otro lado, cuando la usabilidad es una prioridad, todo fluye mejor.

En esta publicación, mostramos cómo una interfaz sencilla e intuitiva puede aumentar la eficiencia del equipo y mejorar la experiencia del cliente, con ejemplos de buenas prácticas en experiencia de usuario (UX).    

La experiencia del usuario interno: más autonomía, menos frustración

La primera barrera para el éxito de un sistema de gestión de colas y atención al cliente es el compromiso del equipo que lo va a operar. Si los empleados necesitan una formación prolongada para entender cómo navegar por las pantallas, la tecnología se convierte en un obstáculo, y no en una solución.

Cómo las interfaces intuitivas mejoran el rendimiento del equipo:

Para los asistentes

• Reducción del tiempo de formación: pantallas claras, con un lenguaje objetivo y flujos lógicos, permiten a los nuevos empleados empezar a utilizar el sistema con mayor seguridad desde el primer día.

• Más atención al cliente, menos clics innecesarios: la organización inteligente de la información agiliza las tareas rutinarias y evita el trabajo repetitivo.

• Menos errores operativos: cuando el sistema guía al usuario de forma clara, el riesgo de fallos humanos disminuye.  

• Check-in inteligente: recopila datos con antelación, evita colas innecesarias y agiliza el proceso de atención al cliente.

Para gestores

• Gestión simplificada: los paneles con datos visuales y accesibles facilitan la toma de decisiones en tiempo real, sin necesidad de interpretar informes complejos.

• Integraciones con sistemas existentes: con API abierta, NextQS se conecta a ERP, historias clínicas electrónicas y sistemas de autenticación, garantizando la continuidad y fluidez de los procesos.

• Personalización que potencia el rendimiento: cada operación tiene su dinámica, y poder personalizar el sistema según las necesidades del equipo hace que los flujos sean más fluidos. Esto incluye desde la definición de categorías de colas hasta permisos específicos por perfil de acceso.  

¿El resultado? Menos errores, más autonomía y mejores resultados.

La experiencia del usuario final: agilidad, claridad y comodidad

Por otro lado está el cliente, que también quiere facilidad. La experiencia que tiene al interactuar con el sistema de colas influye directamente en su percepción sobre el servicio ofrecido. Un sistema confuso o poco transparente puede generar frustración, desistimiento y quejas.

Ejemplos de buenas prácticas en UX para el público externo:

• Prioridad: El sistema de gestión de colas cuenta con una función de atención prioritaria, lo que garantiza la agilidad y el respeto de los derechos de las personas mayores, las mujeres embarazadas, las personas con discapacidad, entre otros públicos especiales.

• Preferencias de notificación: ofrecer al usuario la posibilidad de elegir entre recibir actualizaciones por SMS, correo electrónico o aplicación garantiza un mayor control y reduce la ansiedad durante la espera.

• Alertas por mensaje: ofrecer al cliente un aviso de proximidady llegada de su turno por WhatsApp o SMS garantiza más libertad y comodidad durante la espera.

• Claridad en la información: los mensajes objetivos sobre el tiempo de espera estimado, la posición en la cola y los siguientes pasos hacen que el proceso sea más transparente.
• Protección de datos: comunicar de forma clara cómo se utilizan y protegen los datos personales transmite confianza.

• Autoservicio inteligente: los quioscos personalizados agilizan el inicio del proceso y garantizan la autonomía del cliente.

• Llamada a través de TV con señalización digital integrada: además de hacer que la llamada del siguiente en la fila sea más clara y eficiente, también informa, involucra y entretiene a los clientes durante la espera.

Todo esto crea una experiencia más fluida, moderna y alineada con las expectativas del consumidor actual.

Conclusión: la usabilidad es estrategia.

En el contexto actual, en el que la experiencia y la agilidad son factores competitivos diferenciadores, invertir en interfaces intuitivas y personalizables es una decisión estratégica. Un sistema como NextQS, que combina tecnología con un enfoque en la experiencia del usuario, no solo reduce los costes operativos, sino que también aumenta el nivel de satisfacción de los empleados y los clientes.

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